無論買賣或租賃樓宇，大多數人由於不熟悉相關的程序和條例，加上沒有足夠的資源，因此都會找地產代理幫忙。業主或買家/租客於找地產代理時都需要先簽「大疊文件」，而這些文件都是按照《地產代理常規(一般責任及香港住宅物業)規例》訂明，只要地產代理在香港從事物業買賣或租賃，都必須使用這些訂明表格。
於物業租售過程，填寫相關表格除了是交代單位的資料外，亦是對地產代理的規管，以及對業主、買家和租客各方權益的保障。因這些表格都具有法律效力，所以在填表時不能亂填，更不能提供虛假資料，如因虛假資料誘導促成交易，導致其中一方有所損失，當事人可向法院申請撤銷合約或索取賠償。而使用虛假文書牟利的地產代理，則可被檢控及判罰。
按照規定，涉及的表格共有6份，各有不同用途。包括：
表格1：物業資料表格（於住宅買賣時適用）
表格2：出租資料表格（於出租住宅時填寫）
表格3：出售住宅物業的地產代理協議
表格4：購買住宅物業的地產代理協議
表格5：出租住宅物業的地產代理協議
表格6：承租住宅物業的地產代理協議
業主須提供準確物業資料
其中表格1及表格2是放售和放租時必須填寫的表格，業主需提供關於單位的地址、面積、樓齡、用途等資料，以及差餉地租管理費，還有單位的間隔是否經過改動、是否有修葺令及按揭押記等，業主需確保所提供的資料正確無誤，並需於日後簽署合約前向買家/租客提供，否則將會影響單位的成交。
放盤紙留意獨家委託限期
表格3及表格5則是俗稱的放盤/租紙，該表格會寫明業主委託的是普通/獨家代理、相關代理的責任、放盤的限期、放盤/租價、代理佣金、是否同意讓買家/租客睇樓，以及是否賣廣告等。業主在與地產代理商議放盤/租紙的內容時，除了商定佣金數目以及付款的時間外，是否獨家委託及放盤的限時亦相當重要。無疑若業主委託獨家代理，地產代理確實會較落力推盤，但要留意如業主在獨家期內經由其他代理行售出/租出該單位，同樣需按放盤紙的條文，向該受委託的獨家代理支付佣金，所以建議就算簽獨家放盤，獨家期亦不宜簽太長。
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勿經不同代理睇同一單位
表格4及表格6則是俗稱的睇樓紙，表格上同樣會詳細列明地產代理的關係及責任，還有委託代理的限期，佣金數目和支付條款等，於睇樓紙上亦會寫明每一個曾看過的單位地址，客戶均需簽署作實。買家或租客應留意，在睇樓紙列明的有效時間內（一般為3個月），不要重覆經不同代理行睇同一單位及簽署多張睇樓紙，否則只要在這些睇樓紙有效期內經任何一家代理行落實成交，買家或租客都需要向其地已簽睇樓紙的代理行支付佣金。所以在每次睇樓前最好先看清楚，到底是否有重覆睇樓。
找人代簽合約 一樣要畀佣金
另外，只要在這些睇樓紙有效期內，就算買家或租客找其他人，如配偶、任何代名人、未經披露身分的主事人或代理人代為簽署合約，亦不論是否透過代理購買或承租單位，都要向曾簽署睇樓紙的代理行支付佣金。
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