四季酒店有前會計藉職權之便，在4年間竊取酒店合共2,643萬元。(資料圖片)
在自己的職業生涯中，到目前為止超過一半時間從事審計工作，當中遇過不少「穿櫃桶底」個案，包括欺詐、報大數、做假帳、挪用公款等。所用的招數不外乎開假發票、竄改單據、誇大報銷金額、冒認簽名等等。其實這些都是極愚蠢的行為，因為大多數證據都確鑿地留存著而且追查得到，一旦被發現就難逃罪責，最近四季酒店會計偷竊一事就是好例子。
翻查該案件的判案書，被告負責酒店的供應商支付流程。他藉職權之便在4年間竊取酒店合共2,643萬元。犯案手法也相當笨拙而且明目張膽，就是開支票給自己的銀行戶口，以及為自己的信用卡還款。為了掩飾罪行，被告冒簽支票簽名、在會計系統中輸入虛假付款記錄和竊改收款人名字，以及編製虛假的每月應付交易清單。說笨拙，因為這些做假證據全部都留有線索可以追查得到，被發現只是時間問題。就好像這案件，酒店職員發現一張49萬元的支票似乎轉到被告的銀行戶口，經調查後才揭發事件。
按性質分類，內部控制可以分為三大類，包括預防性、偵測性和矯正性。單以判案書內容判斷，酒店的支付流程在預防性內控方面明顯不足。例如會計人員聘用，其實被告早有兩次偷竊前科，一次在入職酒店前，另一次更在任職酒店會計期間發生。被告擁有會計學位，畢業後曾在會計師行任職審計員。可是，之後突然轉到酒店做侍應，還任用被告負責應付帳和支付流程，背景調查似乎不足。當然，社會應給予更生人士工作機會，但在崗位調配時應該注意，特別是涉及大額付款的支付流程，還是避免為佳。又例如被告開支票為自己還卡數，根據判案書內容顯示，酒店初時不以為然，因為相關信用卡公司也是酒店日常營運支出的供應商。不過，若支票簽名時時同時付上月結單作憑證，就能降低做假機會。
值得慶幸的是，酒店能夠發現支票轉到被告銀行戶口，證明其偵測性內控有效。當然，4年才被發現是遲了點，但至少查得出來。至於矯正性控制，相信酒店經此案後會採取措施進行修正，以避面同類事情發生。
純粹經驗分享，理論上預防性控制的效果最好，因為能夠防患於未然。不過，實際上我們不能完全依賴它，不時要配以偵測性控制來監測，檢查預防性控制是否有效。另外，如果實施預防性控制的成本太高而不合符成本效益，我們就需要考慮改用偵測性控制來代替。舉個簡單例子，公司備有小額現金供日常支付用途，除了規定現金必須鎖在抽屜外，支付前也必須獲得經理書面審批，這就是預防性控制。可是，依賴這兩個控制我們無法確定現金是否齊全，所以需要配以偵測性的不定期突擊盤點，才能確保預防性控制有效。
奉勸所有會計從業者，會計好歹也是一門專業，學習成本不低。因為一時貪念而鋌而走險，毁了前程又影響一生，不值得吧？