2025-07-20 10:30:00

工作證明與reference letter有分別嗎？（附中英文範本參考）

在香港，工作證明（Employment Proof）是職場中常見的文件，無論是申請新工作、簽證、貸款，還是租賃房屋，工作證明都能證明個人的就業狀況和收入穩定性。然而，許多僱員和僱主對工作證明的法律要求、用途及申請方式存在疑問。本文將深入探討僱主是否必須依法提供工作證明、其重要性、中英文範本、糧單是否可替代工作證明，以及如何有效索取工作證明，幫助讀者全面了解這一職場文件的實務應用。

撰文：Bowtie團隊

僱主向僱員發出工作證明是法例規定的嗎？

在香港，根據《僱傭條例》（第57章），僱主並無法定責任必須向僱員提供工作證明或推薦信，除非勞動合同中明確約定。該條例主要規範僱員的薪酬、假期、終止僱傭等權益，但未強制要求僱主發放工作證明文件。然而，若僱員因合理用途（如申請簽證、按揭貸款或新工作）提出要求，僱主通常會出於善意或公司政策配合提供。

在特定情況下，某些行業或機構可能間接要求工作證明。例如，申請香港工作簽證（包括外籍人士的工作簽證或優秀人才入境計劃）時，入境事務處通常要求提交工作證明以驗證申請人的就業背景。此外，香港的銀行和金融機構在處理按揭或個人貸款申請時，也常要求工作證明作為收入證明的一部分。雖然這不是法律強制，但已成為職場慣例。

為何工作證明重要？

工作證明在多個場景中扮演關鍵角色，對僱員和相關機構都至關重要。以下是其主要用途：

求職與職業發展
工作證明能證明僱員的職位、工作年限及職責範圍，幫助新僱主評估求職者的經驗和能力。例如，一份顯示「市場營銷經理，3年經驗」的證明能增強求職者在競爭中的優勢。
簽證與移民申請
申請香港工作簽證、居留權或其他國家的移民計劃時，工作證明是證明工作經驗和穩定性的核心文件。入境處或外國領事館通常要求文件由現任或前任僱主簽發，並附上公司抬頭和簽署。
金融與貸款申請
銀行在審批按揭、個人貸款或信用卡時，需確認申請人的還款能力。工作證明結合糧單可證明穩定收入，降低貸款風險。例如，香港按揭申請通常要求最近3-6個月的收入證明和工作證明。
租賃房屋
在香港租賃市場，房東或物業代理常要求租戶提供工作證明，以確保其有穩定收入支付租金。這對新來港人士或年輕僱員尤其重要。
法律與行政用途
某些政府部門或機構（如稅務局、公屋申請）可能要求工作證明來核實個人資料。證明文件能減少行政誤解，提升申請效率。

工作證明的重要性在於其客觀性和權威性，作為僱主出具的正式文件，它比自我陳述更具說服力，幫助僱員在職場和生活中順利推進各項申請。

工作證明範本（中英文版本）

以下是標準的工作證明範本，涵蓋中英文版本，適用於香港職場。範本簡單清晰，包含必要資訊，僱員可根據實際需求調整。

中文工作證明範本：

[公司抬頭紙]
工作證明

日期：[日期]

茲證明[僱員全名]先生/女士（身份證/護照號碼：[號碼]）於[入職日期]起受僱於本公司，現擔任[職位名稱]一職，屬[全職/兼職/合同制]僱員。其主要職責包括[簡述職責，例如「負責市場推廣活動策劃及執行」]。截至本證明書發出之日，[僱員全名]仍在本公司任職，其月薪為[金額，若適用]。

如有查詢，請聯繫本公司人力資源部，電話：[聯繫電話]，電郵：[電郵地址]。

[公司名稱]
[簽署人姓名及職位]
[公司印章，若適用]

English Employment Proof Template：

[Company Letterhead]
Certificate of Employment

Date: [Date]

To Whom It May Concern,

This is to certify that Mr./Ms. [Full Name] (ID/Passport No.: [Number]) has been employed by our company since [Start Date] as a [Job Title] on a [full-time/part-time/contract] basis. His/Her primary responsibilities include [brief description of duties, e.g., “planning and executing marketing campaigns”]. As of the date of this certificate, [Full Name] remains employed with us, with a monthly salary of [amount, if applicable].

For any inquiries, please contact our HR Department at [phone number] or [email address].

[Company Name]
[Signatory Name and Title]
[Company Stamp, if applicable]

糧單可以替代工作證明嗎？

糧單（Pay Slip）與工作證明在功能上有所不同，無法完全相互替代，但可互補使用：

糧單的局限性：
糧單主要記錄僱員的薪酬、扣稅和津貼等財務資料，顯示收入詳情，但通常不包含職位、職責或工作年限等資訊。例如，一份糧單可能顯示月薪20,000港元，但無法證明僱員的職位是「財務分析師」或工作年資。
工作證明的優勢：
工作證明由僱主正式出具，涵蓋職位、任職時間、職責範圍等，適合需要驗證就業狀況的場景（如簽證、求職）。它比糧單更具權威性和全面性。
互補使用：
在某些情況下（如按揭申請），銀行可能同時要求工作證明和糧單，以全面評估申請人的就業和財務狀況。例如，工作證明確認職位穩定性，糧單則證明收入一致性。

因此，糧單無法完全替代工作證明。若申請機構明確要求工作證明，僅提供糧單可能不被接受。建議根據具體要求準備相應文件。

如何索取工作證明？

索取工作證明需要專業且禮貌的溝通，以下是實用步驟：

確認需求：
了解申請機構的要求（如簽證、貸款），確認工作證明是否需包含薪酬、職責或其他特定資訊。例如，入境處可能要求證明任職年限，銀行則可能要求薪酬詳情。
聯繫人力資源部門：
直接聯繫公司的人力資源（HR）部門或直屬上司，說明索取工作證明的目的。書面申請（如電郵）比口頭更正式，建議使用以下模板：

敬啟者：
本人[姓名]，現職[職位]，因[用途，例如「申請按揭」]需索取工作證明。請提供一份正式證明，內容包括職位、任職日期及主要職責[如需薪酬，請註明]。如有需要，本人可提供進一步資料。請於[日期]前回覆，感謝您的協助。
[您的姓名及聯繫方式]