申訴專員｜主動調查政府網站及社交媒體帳戶檔案管理

近日有網頁發出遭駭客入侵及資料可能外洩情況。申訴專員公署今日(24日)表示，申訴專員將展開主動調查，審研政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理。

稱檔案或成為回應查詢和投訴證據   須妥善保存

公署指，隨著資訊科技發展，互聯網及社交媒體在推動公共行政上的角色和比重有增無減，「香港政府一站通」網站現時有逾80個決策局或部門的主網站連結，而且政府亦不時另設專題網站，同時約七成決策局或部門已開立社交媒體帳戶，包括微博、Facebook、YouTube和Instagram等，按政府現行的檔案管理政策，決策局或部門在處理公事過程中所開立或接收的檔案，並被保存下來作為政策、決定、程序、職能、活動和業務的憑證，不論它們的形態或載體，都應收納到決策局或部門的檔案保管系統內妥為管理。現行管理傳統檔案(如紙本和電郵)的規定同時適用於政府網站及社交媒體帳戶的檔案。

公署稱，初步查訊發現相對於行之多年的傳統檔案管理，政府檔案處分別於2018年及2022年進行兩次網站存檔試驗計劃，並於2021年就社交媒體存檔進行初步研究。有關工作尚在起步階段。與此同時，公署近年接獲的投訴顯示，政府原先在網站或社交媒體發放的資訊可能隨時間或因特定考量而被修訂或刪除，但市民仍會對該些他們在不同時段曾接收的政府資訊表達關注或不滿。在資訊急速變化的個案中，決策局或部門何時及如何更新網站或社交媒體上的資訊，可能成為回應查詢或投訴的資料和證據。所以，妥善的檔案保存至為關鍵。公署又說，留意到其他地區在政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理工作已有不同程度的發展。

趙慧賢：妥善保存檔案是良政善治一環

申訴專員趙慧賢表示，檔案是政府的寶貴資源，有助政府累積經驗，作出有據可依的決定，滿足運作和規管需要，妥善的檔案保存和管理是良政善治必不可少的一環。她說，資訊科技的使用已融入市民大眾的日常生活，政府運用網站及社交媒體履行公共職能，乃大勢所趨，如何妥善管理隨之而產生的大量電子檔案，是政府在數碼時代需面對的問題，因此決定向檔案處展開主動調查。