Notion在項目管理的實戰

在我管理的公司裡，因為是不同時間成立的公司，有不同的背景，他們的項目管理方式也不太一樣。有些公司可能會選擇利用Excel進行項目管理，有的可能更偏好使用Jira，而有的則習慣使用Trello。這些工具各有其特點與優勢，我尊重他們的選擇，並會嘗試融入他們的工作模式。

然而，為了能在整體大方向上管理多個項目，我選擇使用Notion的資料庫功能。我會為每個項目設立一個專屬的Notion資料庫，並將每個項目的critical path放入其中。這樣的設定讓我可以在一個地方，看到不同公司的項目所有的進度和延誤的風險。

甚麼是項目管理的critical path?

在項目管理中，critical path是一個非常重要的概念。它指的是一個項目中的一系列相互關聯的任務，這些任務的完成時間對整個項目的完成時間有直接影響。

換句話說，如果critical path 上的任何一項任務出現延遲，都可能導致整個項目的完成時間被推遲。因此，管理和監控 critical path 成為了項目管理的一個關鍵環節。

在Notion中管理項目的critical path相對簡單且高效。我會首先為每一個要完成的任務在資料庫中創建一個條目，這些條目包含了任務名稱、描述、開始日期、預計完成日期以及負責這個任務的人等等的信息。

接著，我會將這些任務按照他們的相互依賴關係排列，形成一個清晰的任務流程，這就是我們通常說的 Gantt Chart。透過這個Gantt Chart，我可以清楚地看到每一個任務的開始與結束時間，以及他們之間的關聯性。

Notion的資料庫功能提供了多種視圖，使我可以從不同的角度來查看和分析任務。

例如，我可以使用列表視圖來查看所有的任務，或者使用看板視圖來按照任務的狀態將任務分類。此外，我也可以利用日曆視圖來查看任務的時間安排，這對於識別可能的延誤風險非常有幫助。

除此之外，我會在Notion中為每個任務建立一個更新日誌，記錄每次任務進度的變化和遇到的問題。這樣，無論是我自己或團隊成員，都可以隨時查看任務的最新進度，並且在必要的時候，可以根據日誌中的信息進行調整或是優化。

這在定期的進度會議中相當有用，因為你可以快速閱讀每個critical path任務過去的情況，估計相應的動作以確保項目的進度。